Certamente você já sabe que o papel de uma empresa de segurança é zelar pelo bem-estar e o patrimônio de seus clientes, mas o que você talvez não saiba é que administrar os seus próprios processos é extremamente importante também para se obter sucesso.
Nesse sentido, gerenciar as finanças do seu negócio faz parte das atribuições que precisam ser realizadas pelos gestores. Entretanto, muitos profissionais da área frequentemente são especialistas em segurança, mas não possuem muita experiência com o financeiro. Neste caso, a pergunta a ser feita é: como realizar esse processo de um modo eficiente?
Felizmente, existem algumas práticas e técnicas que você pode aplicar ao seu negócio sem depender totalmente de um expert externo, como administrador ou contador. Assim, você assegura que a gestão financeira da sua empresa de segurança será realizada de forma mais eficiente, pelo menos até que você possa contar com um serviço mais especializado.
Por isso, neste post vamos abordar alguns aspectos da gestão financeira para empresas de segurança que você precisa saber para colocar seu negócio nos trilhos. Acompanhe!
O que é controle e gestão financeira para empresas de segurança?
Conceituar gestão financeira para empresas de segurança – aliás, para qualquer tipo de negócio – pode ser um pouco complicado, pois não há uma definição específica para essa atividade.
O que ela é, na verdade, é uma série de práticas feitas pela empresa para trazer mais controle e resultados financeiros positivos ao negócio. Em outras palavras, é um modo de planejar que engloba o controle de contas – a receber e a pagar –, fluxo de caixa, precificação, planejamento de orçamento e outros.
Qual é a necessidade de realizar uma gestão financeira para empresas de segurança?
O porquê de fazer uma gestão financeira para empresas de segurança é o mesmo que para qualquer outro negócio: ela é um dos pontos essenciais que definem o sucesso de um negócio. Para se ter uma ideia, conforme especialistas, a dificuldade de administrar os recursos da empresa está entre as principais causas de falência.
Ou seja: sem esse controle, é bem provável que uma empresa fracasse, mesmo possuindo uma boa demanda de vendas. Afinal, seu êxito nos negócios não está exclusivamente atrelado ao desempenho do setor de vendas, mas sim à estabilidade de todas as áreas da empresa.
Por outro lado, caso você opte por organizar as finanças do seu negócio, pode não apenas afastar os riscos de uma crise, mas também identificar oportunidades de aumentar a sua lucratividade.
6 dicas de gestão financeira para empresas de segurança
Existem algumas estratégias de gestão financeira que você pode adotar para sua empresa de segurança, tanto de forma isolada quanto integradas – dessa segunda forma elas costumam funcionar melhor. Vejamos quais são:
1. Atenção às despesas
O empreendedor do setor de segurança deve estar sempre atento às despesas recorrentes, como água, internet, luz, manutenção de equipamentos, material de escritório e produtos de limpeza. Embora pequenas, o controle delas é fundamental para não diminuir a rentabilidade do negócio.
2. Cuidado com os empréstimos
Pode ser que, na sua trajetória profissional, você precise de recursos com os quais não poderá contar para alavancar o seu negócio. Entretanto, não escolha a primeira proposta de empréstimo que aparecer; fique atento ao que o mercado oferece, buscando todas as opções disponíveis. Cuide especialmente com as condições de pagamento, juros e taxas de administração. Renegocie sempre que possível para evitar mais incidência de juros.
3. Defina objetivos e planos de ação
Para seu negócio dar certo financeiramente, você precisa estabelecer objetivos financeiros e colocar em prática planos de ação para cumprir essas metas. Esses objetivos devem ter em vista amenizar erros ou ajustar a rota do seu negócio para que ele se torne sustentável e dê lucro.
4. Ênfase no Princípio da Entidade
Você jamais deve misturar o patrimônio da empresa com o seu – caso seja o proprietário. Em outras palavras, nunca se pode confundir a conta pessoal com a conta empresarial, seja do CEO ou do administrador financeiro do negócio. Essa é uma falha de gerenciamento muito grave que pode levar a empresa à falência.
Gestores que não separam as duas contas tendem a não atingir a rentabilidade desejada, e também se torna ainda mais difícil reinvestir recursos da operação. Em resumo, é o trajeto para o fracasso do negócio.
5. Estipule uma forma de controlar o caixa da empresa
Uma boa gestão financeira para empresas de segurança passa necessariamente por um rígido controle daquilo que entra e sai do caixa. E há algumas formas de fazer isso.
Você pode por exemplo, determinar um período de tempo fixo (diário, semanal, quinzenal, mensal e/ou anual) para controlar a entrada e saída de dinheiro, o chamado fluxo de caixa. O período mais usado costuma ser o mensal, com uma verificação anual do que realmente foi feito. Esse balanço do ano deve apontar se o ano foi negativo ou positivo, ou seja, se faltou ou sobrou dinheiro.
Você também pode registrar as contas a pagar e a receber, o que ajudará a tomar decisões a respeito dos seus recursos. Nas contas a pagar, anote suas obrigações financeiras, como compra de mercadorias, insumos e equipamento; serviços; salários; impostos; aluguel; empréstimos; contribuições etc. Já nas a contas a receber está incluído aquilo que já está previsto no caixa da empresa, como parcelas de vendas a prazo e juros de investimento.
Outro aspecto importante é o fechamento de caixa; mas antes de tudo, é essencial que o saldo do momento de abertura seja registrado, para que não haja erros quando for fechá-lo. Tudo deve ser registrado, até uma mínima resma de papel, para que não haja equívocos ao calcular o valor presente no caixa.
6. Mantenha sempre provisões e reservas
Todo o negócio precisa de um fundo de reserva, que será composto por uma porcentagem do lucro mensal – sempre que isso for alcançado. E você pode também estabelecer um teto máximo para o fundo de reserva.
Quando ele for atingido, não haverá necessidade de alocar recursos, que voltarão a ser feitas para recompor a reserva usada. Esse recurso poderá ser utilizado para cobrir possíveis desembolsos que aconteçam durante o ano.
Colocando a gestão financeira para empresas de segurança em prática
Em outros tempos, uma das únicas formas de lidar com entradas de dinheiro e despesas era o bom e velho caderninho. Felizmente, hoje podemos contar com aplicativos, programas e softwares que fazem boa parte do trabalho.
No caso de pequenas e médias empresas, uma simples planilha de Excel pode ser bastante eficaz. Mas se você quiser, pode também investir em um software de gestão – há também versões grátis online. Há muitas novas tecnologias que são de grande valor para as atividades de gestão, pois permitem um controle rápido e eficiente. Busque uma que ofereça aquilo que você precisa e tenha um bom custo-benefício.
Contudo, tenha em mente que mesmo o mais avançado dos programas não faz nada totalmente sozinho, e você precisa de pelo menos alguns minutos diários para se voltar aos lançamentos gastos e receitas. Caso contrário, nenhum tipo de recurso será de muita ajuda.
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