Quem administra um negócio sabe que um dos aspectos mais importantes a ser gerenciado são as finanças. Afinal de contas, erros relacionados às receitas e despesas da sua empresa não geram apenas prejuízo; eles podem ser a diferença entre a sobrevivência ou morte de uma empresa.
Isso porque o dinheiro que entra e sai do seu negócio influencia em todo o funcionamento do seu negócio. Assim, se você não controla e organiza suas finanças, prejudica o pagamento de contas, negociações e investimentos a serem feitos. Por isso, não acompanhar rigorosamente as receitas e despesas da empresa está entre um dos pontos que mais contribui para empresas que fecham, de acordo com levantamento do Sebrae.
E você, será que está evitando os maiores erros financeiros das empresas de segurança? Leia nosso post para descobrir!
7 maiores erros financeiros das empresas de segurança
1. Confundir custos com despesas
Sim, existe diferença entre esses dois conceitos. Embora pareça apenas uma questão da escolha das palavras, é preciso compreender no que eles diferem para ajudar na gestão financeira do seu negócio.
Custos: são gastos necessários para que a empresa produza, e dependem do volume de vendas da empresa, como entregas, estrutura comercial, matéria-prima, salários dos colaboradores etc.
Despesas: gastos fixos para manter as atividades independentemente da quantidade de vendas, como aluguel, internet, honorários contábeis etc.
Assim, na hora de diminuir os gastos do seu negócio, é preciso fazer a separação entre custos e despesas para melhorar a rentabilidade sem prejudicar a produtividade. Caso você corte custos sem nenhum critério, vai diminuir a capacidade de produção e rendimento da empresa, já que esses são gastos fundamentais para a expansão dos negócios. Também é necessário controlar as despesas para não elevá-las muito e afetar o equilíbrio da empresa.
Para evitar confundir custos e despesas, classifique e registre cada uma conforme as categorias contábeis. É válido pedir o auxílio de um contador nesses casos para organizar esses gastos e fazer o planejamento de cortes no seu negócio.
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2. Ignorar gastos pequenos e "escondidos"
Registrando as movimentações financeiras, alguns empresários ainda acabam sendo surpreendidos quando percebem que precisam de dinheiro para cobrir algum gasto oculto. Evidentemente que nem tudo pode ser previsto – por exemplo, nem sempre sabemos quando algum cliente cancelará os serviços ou ficará inadimplente –, mas é preciso estar atento aquilo que pode acontecer – mesmo que não tenha certeza.
Por exemplo, não esqueça que é preciso fazer uma reserva mensal do 13º salário e das férias dos empregados. Assim, quando essas despesas aparecerem, você já terá dinheiro para liquidá-las. Também é importante fazer uma reserva financeira para os gastos não previstos, como rescisões trabalhistas, problemas infraestruturais etc.
E, sim, até mesmo os menores gastos devem entrar, inclusive aqueles em dinheiro que costumamos ignorar por serem de pequeno valor, para que não contribuam para comprometer a saúde financeira do negócio em longo prazo.
3. Não discriminar finanças pessoais e profissionais
Esse é um dos maiores erros financeiros das empresas de segurança, sobretudo nos micro e pequenos negócios do segmento, pois muitas vezes os sócios se habituam a fazer retiradas do caixa para pagar gastos pessoais e não fazem o controle disso.
Assim, quando chega a hora de pagar uma conta da empresa, não há dinheiro em caixa suficiente, e a empresa precisa buscar empréstimos ou pagar juros e multas. Outro problema dessa prática é parecer que está ganhando menos do que deveria, e acabar elevando o preço de produtos e serviços sem necessidade, prejudicando com isso a fidelidade dos clientes.
Isso pode inclusive acarretar em problemas na hora de pagar impostos e na discriminação de tributos do negócio e dos sócios. Para solucionar isso, defina uma retirada mensal dos sócios que valha como salário.
Assim, se sobrar algo ao fim do mês, esse excedente pode ser distribuído organizadamente. Além disso, é essencial ter uma conta jurídica da empresa separada das contas pessoais, e que tenha movimentações exclusivas da empresa.
4. Não controlar corretamente o fluxo de caixa
Controlar o fluxo de caixa não é apenas acompanhar o extrato do banco e atualizar os registros com o que foi pago e recebido. Também é preciso usar os dados do fluxo para fazer o planejamento em curto, médio e longo prazo, em especial daquilo que não se pode deixar de pagar. Se você não visualizar bem o que deve pagar e receber, não vai saber quando antecipar um recebimento e evitar pagar juros e multas.
5. Ser indisciplinado no controle financeiro
Muitos empresários do ramo de segurança até começam a controlar suas finanças, mas por falta de tempo e excesso de atividades, acabam não continuando o controle de modo regular. Assim, contas se acumulam, orçamentos são esquecidos, planilhas permanecem desatualizadas e cria-se uma bola de neve que inviabiliza a saúde financeira do negócio.
Por isso, é importante reservar pelo menos alguns minutos diários para fazer esse acompanhamento financeiro. Assim, você cria esse hábito e, em vez de perder muito tempo fazendo isso uma vez por mês, usa apenas alguns minutos por dia que não farão falta no seu fluxo de trabalho.
6. Não mensurar a performance do negócio
Você precisa saber com segurança se sua empresa está dando lucro ou prejuízo. E isso vai um pouco além de registrar gastos e ganhos: é necessário avaliar esses dados e, a partir deles, bolar soluções para tornar a empresa mais eficiente financeiramente. Uma gestão eficaz deve levar em conta análise, controle e planejamento das atividades financeiras do negócio.
Entretanto, é essencial saber como calcular seu lucro. Muitos empresários acreditam que é apenas considerar a diferença entre despesas e receitas, mas o cálculo pode ser mais complexo do que isso, e é preciso considerar custos, despesas, impostos, vendas etc. Assim, vale a pena contar com o auxílio de um contador para saber se seu negócio está dando bons resultados para você.
7. Vender sua solução com um preço errado
Muitos empresários acabam calculando os preços de sua solução apenas comparando com os da concorrência e sem levar em conta seus custos. Contudo, saber dos custos é a primeira etapa para saber se você está fazendo os cálculos corretamente.
A partir daí, você pode tomar decisões para aprimorar o processo de trabalho e torná-lo mais produtivo, procurar novos fornecedores e, se for necessário, rever seus preços. O cálculo dos seus custos vai variar segundo seu modelo de negócio, mas você pode entendê-lo mais detalhadamente em nosso e-Book Manual para gestores de segurança.
Agora que você sabe mais sobre os maiores erros financeiros das empresas de segurança, que tal investir em um software que ajude a tornar seu negócio mais eficiente e competitivo? Para isso, certifique-se de buscar uma ferramenta que forneça as melhores funcionalidades, para que possa alcançar os resultados esperado.
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